エクセルで業務効率を上げるためのアドバイス

このサイトでは「エクセル」の「エ」の字も知らないような人(うちの奥さん)を対象に、せめて「エクセル」の「エク」くらいは理解することを目標に全10回シリーズでエクセルのお勉強をやっています。

・・・で、今日は幾つかの第9回目としまして操作についてのアドバイスを少しご紹介します。

業務効率を上げるためには「タイピングの速さ」や「データ入力の正確さ」などもありますが、ほんの少し覚えておいてほしいことがあるのです。
(慣れてほしいこと?)

それは「ショートカットキー」の使用です。

ショートカットキーとはいくつかのキーボードの「キー」の組み合わせによって、手早く操作を実現させる方法で、「右クリックしてからXXをメニューから選んで・・・」とか「ツールバーから●●を選んで・・・」などを少ないステップで実行できるようになります。

エクセルで使用可能なショートカットキーはものすごく沢山ありますけど、ここでは私自身が「最低限これだけは覚えてほしい」といういくつかだけ紹介しますね。

慣れるまでは余計に操作しにくいかもしれませんけど、使っているうちにすぐに覚えますし、慣れれば本当に業務効率が上がりますから、積極的にショートカットキーに使って下さい。

厳選ショートカットキー

例えば、「セルのコピー」であれば【Ctrl】を押下しながら【C】を押下すればコピーできますが、ここではこの操作を【Ctrl+C】と表現しますので、そのつもりでご覧ください。

Ctrl+Cコピー選択したセルの文字や書式をコピーします。
Ctrl+X切り取りコピーに似てますが、この場合コピー元にデータは残りません
Ctrl+V貼り付けコピー若しくは切り取りをしたデータを選択したセルに貼付けします
Ctrl+Z元に戻す失敗した操作を一手順前に戻ることができます
Ctrl+B太字選択したセルの文字列を太字にします
Ctrl+F検索シート(若しくはブック全体)の中から任意の文字を含むセルを探し出します。
Ctrl+H置換任意の文字列を別の文字列に置き換えることができます。
Ctrl+A全セル選択シートの全部のセルを選択できます。
Alt+Enterセル内改行長い文字列などをセルの中で折り返し改行することができます。

ほんの少ししか紹介しませんでしたけど、上の中で赤字の部分は「特に」覚えてほしいショートカットキーです。

あ!

あと、セル内の文字列を消去するんじゃなくて、訂正したことをアピールするための「取り消し線(訂正線)」を引きたい時には、セルを選択して「Ctrl」+「5」ってのも便利なので覚えておいた方が良いかも。

最後に・・・

どのショートカットキーも覚えていなくても、右クリックメニューなどから実行できるモノばかりでしたけど、実際の業務の中で連続でデータ処理をするときなど確実にショートカットキーの方が早かったりするので、是非覚えておいてほしいのです。

ショートカットキーを初めて使う方は「右クリックの方が早いよ・・・」なんて言われる場合がありますが、実際はショートカットキーを使用した方が処理は断然早いです。

また、これから慣れていくためでもあるので、少々無理をしてでもなるべくショートカットキーを使用するように心がけてください。

慣れてくれば自分自身が効率が良いと思える操作をすればいいと思うよ。

  1. Introduction
  2. Excelの練習を始める前に・・・
  3. エクセルの知っておきたい基本的な用語集
  4. エクセルの基本操作を覚える
  5. 連続データの入力
  6. エクセルで簡単な計算をイロイロな方法でやってみる
  7. 家計簿を作ってみよう
  8. 模擬テストをやってみよう
  9. エクセルで業務効率を上げるためのアドバイス  ←いまココ
  10. 色んな練習で慣れておこう


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